Hoe om te gaan met mobiele telefoons binnen de WKR?

In de eerdere versie van de werkkostenregeling (2011-2014) gold het volgende voor de mobiele telefonie: Voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon, blackberry of smartphone (als het zakelijk gebruik meer dan 10% is) geldt een nihilwaardering.

Alles wat een werknemer nodig heeft op de werkplek om zijn werk te kunnen uitoefenen, wordt gewaardeerd op nihil. Praktisch komt het erop neer dat de kosten die de werkgever daarvoor maakt, zijn vrijgesteld van belastingheffing. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Bij nihilwaarderingen gaat het om aanschaffingen, die de werkgever doet en deze vervolgens ter beschikking stelt aan de medewerkers. De aanschafte spullen blijven te allen tijde eigendom van de werkgever.

Het is een soort loon in natura. Zie het voorbeeld hieronder (zie ook website):

Mobiele telefonie

Een interieurbouwer met een montageploeg kan mobiele telefoons aanschaffen en deze laten gebruiken door de montagemedewerkers. Wanneer deze telefoons voor ten minste voor 10% zakelijk worden gebruikt door de montagemedewerkers, kan deze voorziening op nihil worden gewaardeerd. De mobiele telefoons blijven eigendom van de werkgever. Bij uitdiensttreding dient de montagemedewerker de mobiele telefoon retour te geven aan de werkgever.

Let wel:

nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura (verstrekkingen) en niet voor vergoedingen in geld

Inmiddels is de werkkostenregeling (2015) door de staatssecretaris aangepast en geldt de volgende toevoeging:

In de nieuwe werkkostenregeling wordt het onderscheid in fiscale behandeling tussen computers, smartphones en tablets weggenomen. Wanneer medewerkers voor het uitoefenen van hun functie gereedschappen, computers of mobiele communicatiemiddelen nodig hebben, mag een werkgever deze verstrekken zonder dat ze de werkkostenregelingbudget opvullen. Voorheen was het zo dat dit alleen mocht wanneer ze voor meer dan 90% zakelijk gebruik bestemd waren en de werkplek niet verlieten. Vooral de laatste eis, het niet mogen verlaten van de werkplek, maakte de zaken erg lastig. Leraren konden bijvoorbeeld niet het lesmateriaal thuis op de tablet nakijken, aangezien deze de werkplek niet mocht verlaten. In de nieuwe werkkostenregeling wordt dit soepeler aangepakt; is het gereedschap, de computer en/of het mobiele communicatiemiddel noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie, dan mag het buiten het WKR-budget verstrekt worden, en mee worden genomen naar huis! Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de wens van veel werkgevers.

Echter geef je als werkgever een vergoeding voor de telefonie, dan geldt het volgende:

Indien uw medewerker de telefoon zelf koopt en u geeft hem daarvoor een vergoeding, is de vergoeding loon van de werknemer. U kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte (dus belastingvrij aanbieden). In het laatste geval gaat het bedrag van uw budget (1,2%) af. Let wel bij een overschrijding van het budget geldt een naheffing van 80%.

Adviseurs

Katja Jonker
P&O, events & vakopleiding
  023 515 88 42
mail mij